Pare o întrebare simplă, nu? Și totuși, de câte ori nu mi s-a întâmplat să aud povești despre oameni care au rămas blocați la ghișeul unei firme de închirieri tocmai pentru că nu știau exact cum stau lucrurile. Prietenul meu Radu, de exemplu, a pățit-o anul trecut: a rezervat o mașină pentru socrul lui, dar când ăsta a ajuns să o ridice, i s-a spus că nu se poate fără titularul contractului. O bătaie de cap, zic eu.
Clujul a crescut enorm în ultimii ani. Aeroportul Avram Iancu e plin, corporațiile aduc oameni din toate colțurile țării, turiștii vin să vadă ce mai e nou prin centru. Iar când aterizezi undeva și ai nevoie de o mașină, nu mereu ești tu cel care a făcut rezervarea. Poate șeful tău a aranjat totul, poate soția, poate un coleg care e mai priceput la chestii online. Și atunci apare dilema: pot eu să ridic mașina aia sau nu?
De unde vine toată confuzia
Închirierea unei mașini nu e ca și cum ai ridica un colet de la curier. Gândește-te puțin: firma îți încredințează un bun care valorează zeci de mii de euro, uneori chiar mai mult. Normal că vor să știe exact cine ești și că au cu cine vorbi dacă se întâmplă ceva. De asta, majoritatea companiilor insistă ca persoana care semnează contractul să fie aceeași cu cea care pleacă cu mașina.
Dar viața e complicată. Uneori nu poți fi tu acolo. Poate ești blocat într-o ședință, poate ai ratat avionul, poate pur și simplu ai delegat treaba asta altcuiva. Și te întrebi: merge cu o împuternicire? Răspunsul scurt e că da, teoretic merge. Răspunsul lung e că depinde de firmă, de tipul împuternicirii și de cât de bine te-ai pregătit.
Ce zice legea, pe scurt
Juridic vorbind, împuternicirea e un act prin care îi dai cuiva dreptul să acționeze în numele tău. Codul Civil reglementează asta destul de clar prin contractul de mandat. Problema e că firmele de rent a car nu sunt obligate să accepte orice hârtie. Ele au propriile reguli și, sincer, le înțeleg. Au fost destule cazuri de fraude, de mașini care au dispărut, de acte false. Normal că sunt precaute.
Împuternicire olografă sau notarială?
Aici e cheia. Dacă te duci cu o hârtie scrisă de mână pe care scrie ‘Îl împuternicesc pe Ionescu să ridice mașina’, șansele să fii refuzat sunt mari. O asemenea împuternicire poate fi falsificată în cinci minute și nimeni nu are cum să verifice dacă semnătura e autentică. Companiile serioase vor împuternicire notarială, adică un act făcut la notar, cu ștampilă și tot ce trebuie.
Costă ceva, recunosc. Undeva între 50 și 150 de lei, în funcție de notar și de ce anume scrii acolo. Dar măcar ai un document cu greutate juridică. Notarul verifică identitatea, atestă semnătura și îți dă o hârtie pe care firma de închirieri o poate lua în serios.
Cum procedează firmele din Cluj
Am vorbit cu câteva companii locale și am aflat că fiecare are regulile ei. Unele acceptă împuterniciri notariale fără probleme, altele preferă să nu complice lucrurile și insistă ca titularul să fie prezent. Cele mai flexibile sunt de obicei firmele mai mici, care pot lua decizii pe loc. Lanțurile mari au proceduri rigide și angajații de la ghișeu nu prea au libertatea să facă excepții.
Sfatul meu e să suni înainte. Serios, un telefon de două minute te scutește de ore întregi de nervi. Întreabă direct: acceptați împuternicire? Ce documente vă trebuie? Dacă vrei să verifici și un rent a car Cluj pret avantajos, tot prin telefon sau pe site afli cel mai repede.
Nu te baza pe ce ai auzit de la alții sau pe ce scrie pe forumuri, pentru că regulile se schimbă.
Varianta cu șofer suplimentar
Sincer, asta mi se pare cea mai simplă soluție. În loc să te chinui cu împuterniciri și notari, adaugi de la început un al doilea șofer pe contract. Costă ceva în plus, cam 5-20 de euro pe zi la majoritatea firmelor, dar ești acoperit la asigurare și nu mai ai bătăi de cap. Ambele persoane trebuie să fie prezente când se semnează actele, sau cel puțin să trimiți documentele celui de-al doilea șofer în avans.
Am un prieten care face asta de fiecare dată când pleacă undeva cu nevastă-sa. Rezervă el, dar o trece și pe ea ca șofer suplimentar. Zice că-i mai liniștit așa, mai ales pe drumuri lungi când vor să se schimbe la volan.
Actele de care ai nevoie dacă mergi pe varianta împuternicirii
Să zicem că te-ai hotărât să faci împuternicire notarială. Ce îți trebuie? În primul rând, actul în sine, în original. Unele firme acceptă și copie legalizată, dar nu te baza pe asta. Apoi, buletinul tău în copie, ca să știe cine a dat împuternicirea. Persoana care ridică mașina vine cu buletinul ei în original, evident, plus permisul de conducere valabil.
Și aici apare o chestie pe care mulți o uită: cardul pentru garanție. Firmele blochează o sumă pe card, cam 200 până la 1500 de euro în funcție de mașină. Dacă tu nu ești acolo, al cui card se folosește? Unele companii acceptă cardul persoanei care ridică mașina, altele nu. Aici iar trebuie să întrebi în avans, că altfel riști să te trezești la ghișeu fără soluție.
Situația firmelor și a angajaților trimiși în deplasare
Când vorbim de companii, lucrurile stau puțin altfel. O firmă poate încheia contract de închiriere și să treacă mai mulți angajați ca șoferi autorizați. Nu mai e vorba de împuternicire clasică, ci de o delegație de serviciu sau o adeverință de la angajator. Am văzut situații în care corporații mari au contracte-cadru cu firme de rent a car și angajații lor ridică mașini regulat, doar cu legitimația de serviciu.
Dacă lucrezi într-o companie care trimite des oameni în deplasări, întreabă la HR sau la administrativ cum e procedura. Poate există deja o înțelegere cu vreo firmă de închirieri și nici nu trebuie să te complici tu personal.
Închirierile pe perioade lungi
Pentru contracte de o lună sau mai mult, regulile devin mai relaxate. Firmele care fac leasing operațional sau închirieri pe termen lung au timp să verifice tot ce trebuie și sunt mai deschise la schimbări de șofer pe parcurs. Dacă știi că vor fi mai multe persoane care conduc mașina, poate merită să te uiți la o astfel de variantă. Pe lângă flexibilitate, și prețul pe zi scade simțitor.
Partea cu asigurarea, pe care n-ar trebui s-o ignori
Uite, asta e chestia la care mulți nu se gândesc. Polița de asigurare acoperă de obicei doar șoferii trecuți în contract. Dacă altcineva conduce și face un accident, asigurătorul poate refuza să plătească. Și atunci rămâi tu cu nota de plată, care poate fi uriașă.
RCA-ul, cel obligatoriu, acoperă daunele făcute altora indiferent cine conduce. Deci victima va fi despăgubită. Dar asigurătorul poate să se întoarcă apoi la tine și să-ți ceară banii înapoi. Se cheamă acțiune în regres și nu e deloc o glumă.
CASCO-ul, cel pentru daunele proprii, e și mai strict. Dacă mașina e condusă de cineva care nu apare în contract și se lovește, s-ar putea să plătești reparația din buzunar. Am auzit povești cu facturi de mii de euro pentru zgârieturi care păreau banale. Nu merită riscul.
Câteva sfaturi din experiență
Primul lucru: planifică din timp. Dacă știi că nu vei fi tu cel care ridică mașina, spune asta de la început, când faci rezervarea. Firmele pot găsi soluții, dar au nevoie de timp să pregătească hârtiile. Când te prezinți la ghișeu în ultimul moment cu ‘a, dar de fapt vine altcineva’, șansele să meargă sunt minime.
Al doilea lucru: optează pentru șofer suplimentar dacă se poate. E mai simplu, mai sigur și pe termen lung poate fi chiar mai ieftin decât să te duci la notar și să pierzi timp cu documente.
Al treilea: verifică tot înainte. Sună la firmă, întreabă exact ce acte vor, confirmă că acceptă împuternicire dacă asta e singura variantă. Nu te baza pe presupuneri.
Două povești din Cluj
Andrei, un cunoscut de-al meu care are o firmă de consultanță, a vrut să trimită un coleg să ridice o mașină pentru o întâlnire cu un client. A făcut rezervarea online, a scris o împuternicire pe hârtie albă și l-a trimis pe coleg la sediul firmei. L-au refuzat pe loc. Întâlnirea s-a amânat, clientul s-a supărat, Andrei a învățat pe pielea lui că nu merge cu scurtături.
Maria, o vecină, a avut mai mult noroc. Bunicii ei voiau să meargă la mănăstirile din Bucovina, dar nu mai aveau curaj să conducă pe distanțe lungi. Ea a rezervat mașina, s-a trecut ca șofer suplimentar și au plecat toți trei. Bunicii s-au relaxat pe bancheta din spate, ea a condus, totul a mers perfect. A costat ceva în plus taxa de șofer suplimentar, dar zice că a meritat fiecare leu.
Deci, se poate sau nu?
Ca să rezum: da, se poate închiria o mașină pe baza unei împuterniciri, dar nu e garantat că orice firmă va accepta. Cele mai multe preferă să te vadă pe tine acolo sau, măcar, să adaugi un șofer suplimentar în mod oficial. Împuternicirea notarială crește șansele, dar tot depinde de politica fiecărei companii.
Cel mai important e să comunici cu firma înainte. Un telefon, un email, o verificare pe site. Nu te costa nimic și te scutește de surprize neplăcute. Fiecare companie are regulile ei, iar ce merge la una poate să nu meargă la alta.
La final de zi, închiriatul unei mașini rămâne o chestie care se bazează pe încredere. Firma trebuie să aibă încredere în tine, tu trebuie să ai încredere că mașina e în regulă. Cu puțină pregătire și documentele la zi, poți depăși orice obstacol birocratic. Și poți pleca la drum liniștit, indiferent cine stă la volan.
